Adjoint(e) à l’équipe de direction

Supérieur immédiat : Directeur général

Description du poste

La personne titulaire de ce poste assiste le directeur général et l’équipe de direction dans leurs fonctions administratives ainsi que lors de toutes les activités relatives à la poursuite de la mission de La Maison et à son fonctionnement général. Elle est très impliquée également dans le support logistique requis à la réalisation des diverses activités de financement.

Rôles et responsabilités

  1. Prendre en charge les projets qui lui sont confiés et effectuer toutes les tâches requises pour les mener à terme.
  2. Gérer la correspondance.
  3. Accueillir les personnes désirant effectuer des achats (coeur, arts, poinsettias, envol, tirage).
  4. Accomplir les tâches administratives demandées par le directeur général et l’équipe de direction :
    • Rédiger, concevoir la mise en page et l’impression des documents internes (Infolettre mensuelle, Rapport d’activités annuel, lettres, menus, cartes-repas, cartes-stationnement, formulaires, dépliants, affiches, présentations, etc.);
    • Organiser les envois postaux massifs;
    • Organiser l’assemblée générale annuelle;
    • Organiser les rencontres des comités internes;
    • Fournir un support à la bénévole à l’administration;
    • Rédiger et gérer les sondages de satisfaction;
    • Produire mensuellement les lettres relatives à l’ancienneté du personnel;
    • Effectuer diverses tâches cléricales (photocopies, étiquettes etc.).
  5. Collaborer à la mise à jour du site Web et aux publications sur les réseaux sociaux.
  6. S’assurer que le répertoire électronique des dossiers de La Maison demeure efficace et respecte les normes établies.
  7. Tenir à jour l’inventaire de papeterie et placer les commandes lorsque requis.
  8. Exécute différentes tâches de comptabilité en collaboration avec la technicienne comptable.
  9. Accomplir toute autre tâche connexe qui lui est confiée par le directeur général ou l’équipe de direction.

Rôles et responsabilités – Soutien au financement

  1. Participer aux rencontres des divers comités organisateurs et rédiger les comptes-rendus
  2. Soutenir les bénévoles des comités organisateurs (horaires, affiches etc.)
  3. Gérer les ventes (Envol, Cœurs, Arts Aube-Lumière, Poinsettias)
  4. Tenir à jour le registre des cœurs, l’inventaire des œuvres d’art
  5. Effectuer le suivi de dossiers et maintenir les bases de données à jour Prodon
  6. Gérer la préparation du matériel requis lors de l’organisation des activités
  7. Gérer la boutique en ligne et organiser les routes pour les poinsettias
  8. Traiter des factures, bons de commande et autres documents financiers
  9. Fournir un support aux organisateurs des activités de financement externes reconnues par La Maison pour la production de leur matériel promotionnel
  10. Collaborer au déploiement des activités et participer sur le terrain
  11. Produire des rapports, tableaux et statistiques

Profil recherché

  • Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, marketing, bureautique ou dans toute autre discipline pertinente.
  • Cumuler un minimum de 5 ans d’expérience dans le soutien d’une équipe de direction et l’organisation d’activités
  • Démontrer une excellente organisation et gestion des priorités
  • Structurer, planifier et assurer avec efficacité le suivi de plusieurs dossiers simultanément
  • Faire preuve d’initiative dans l’exécution des responsabilités
  • Appliquer une grande rigueur et un souci constant du détail
  • Maîtriser la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Forms, Sway), la connaissance d’Access constitue un atout
  • Communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit
  • Travailler de façon autonome tout en contribuant activement au travail d’équipe
  • Respecter la confidentialité des informations traitées
  • Maintenir son efficacité dans un environnement soumis à des situations de stress
  • Collaborer avec des équipes composées de bénévoles aux profils variés et diversifiés
  • Anticiper les besoins des personnes à soutenir et y répondre avec empathie et professionnalisme
  • Concevoir des documents promotionnels créatifs à l’aide des logiciels appropriés (Photoshop, Canva).
  • Rédiger en français avec une excellente qualité linguistique et utiliser un anglais fonctionnel
  • Démontrer un intérêt marqué pour l’apprentissage de nouveaux logiciels tels que Better Impact, Prodon, Attrium et Canva.

Conditions particulières

  • Poste à temps plein (35h/semaine)
  • Un salaire entre 25 $/heure et 30 $/heure selon expérience
  • La période de probation est de 3 mois.
  • Lieu de travail: La Maison Aube-Lumière, 3071, 12e avenue Nord, Sherbrooke, Québec
  • Date d’entrée en fonction : idéalement le 14 septembre 2026

Prêt·e à relever le défi?

Faites-nous parvenir votre CV et une lettre de motivation à christian.gagnon@aubelumiere.com
Date limite pour postuler : 26 août 2026 à 16h

Seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.

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